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《船员教育和培训质量管理体系C/2版文件》修改工作实施方案
2016-04-22 09:23   审核人:

《船员教育和培训质量管理体系C/2版文件》

修改工作实施方案

 

质量管理体系各受控部门:

船员教育和培训质量管理体系C/1版于2013530日生效运行。鉴于学校二级部门机构的调整和岗位设置的变更,部分与船员教育和培训质量活动密切相关的内部支持文件(规章制度)的增删或修订及相关质量记录表单的变化,为了确保质量管理体系满足《中华人民共和国船员教育和培训质量管理体系管理规则》的符合性、有效性、连续性要求,依据C/1版质量管理体系《文件控制程序》(WTCC/B/1101)及2015年管理评审决议,经向长江海事局船员管理处请示、管理者代表审核、最高管理者批准,决定2016530日前对C/1版体系文件进行版次修改,请各受控部门按本工作安排的要求做好相关工作。

一.修改任务

1.依据201512月学校机构和岗位调整实际,对质量体系机构和岗位设置、名称、职能、职责等描述进行修改。

2.依据新的机构和岗位设置、职能、职责范围以及现行工作规范或流程对控制程序、作业指导书进行修改。

3.对质量记录表单依据现行工作规范或流程的实际状况进行增删、优化。

4.对新增、修订、废止的与体系质量活动密切相关的外来文件、校内规章制度进行更新。

5.对C/2版体系文件进行初始化修改,包括:去除修改标识,修改代码及受控编号,修改受控文件清单、质量记录清单。

6.对文件版面进行优化。

二.各部门修改工作的职责

1.质量管理办公室:

1)负责本次修改的组织工作。

2)负责与主管机构的联络、沟通、报备。

3)负责受控部门间的协调,修改工作的指导及人员培训。

4)负责修改文件的汇集、整理、报批。

5)负责体系文件的初始化修改。

6)负责C/2版文件版面优化,文件的印制及发放。

2.各受控部门:

1)依据本部门职能、受控岗位职责及本次修改任务,按《文件控制程序》(WTCC/B/1101)要求,对部门工作所涉及的文件进行收集、整理、修改、会签、审定,提交《质量体系文件修改申请单》(WTCC/C4/1101-7)及修改文件电子文档。

2)负责对部门《受控文件清单》、《质量记录清单》进行更新。

3)负责修改后体系文件的宣贯、培训。

3.最高管理者、管理者代表依照《文件控制程序》(WTCC/B/1101)要求,负责修改文件的审核、审定、批准签发。

三.修改工作要求

1.各受控部门行政负责人为工作第一责任人,应高度重视,认真组织熟悉本部门职能及运行的人员开展工作。

2.各受控部门应组织召开受控岗位人员参加的体系文件修改专题会议,学习、研讨与本部门职能、工作相关的体系文件,广泛征集修改建议。

3.各受控部门应严格依照部门职能、岗位职责、权限范围、实际工作程序等进行文件修改及质量记录表单优化,杜绝体系文件与实际不相符的情况发生。

4.各受控部门应对支持文件(规章制度、外来文件)的适用性进行审核,防止引用失当。

5.相关受控部门应对现行使用的教务管理系统、OA管理系统等管理系统的管理过程、职责、权限、记录表单等进行认真分析,使其正确纳入质量管理体系。

6.各受控部门应确保在规定期限内完成相关工作;修改工作开展期间的会议记录及任务分解、培训记录等应有原件保存备查。

四.修改工作时间要求:

 

时间期限

20163-5月)

修改工作内容

责任部门

31-11

向主管机构就体系修改工作中的重要问题进行汇报、请示,拟定、报批修改工作计划。

质管办

314-18

召开修改工作专题会议,对修改工作进行安排;对相关人员就修改内容及注意事项进行专项培训。

质管办

321-4月1

各受控部门按要求初步完成文件修改,提交相关文件;质管办进行指导、协调。

各受控部门

质管办

44-15

质管办、管理者代表对修改内容进行审核。

质管办

管理者代表

418-29

修改内容会签、报批。

质管办

各受控部门

52-27

文件初始化修改,编校、付印成册。

质管办

530

C/2版体系文件发布、施行。

质管办

最高管理者

 

质量管理办公室联系人:陈璐、李阳,地点:图书馆803,电话:88756221,邮箱:360540630@qq.com

 

                               质量管理办公室 

                              一六年三月一 

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