《船员教育和培训质量管理体系C/2版文件》

修改工作实施方案

 

质量管理体系各受控部门：

船员教育和培训质量管理体系C/1版于2013年5月30日生效运行。鉴于学校二级部门机构的调整和岗位设置的变更，部分与船员教育和培训质量活动密切相关的内部支持文件（规章制度）的增删或修订及相关质量记录表单的变化，为了确保质量管理体系满足《中华人民共和国船员教育和培训质量管理体系管理规则》的符合性、有效性、连续性要求，依据C/1版质量管理体系《文件控制程序》（WTCC/B/1101）及2015年管理评审决议，经向长江海事局船员管理处请示、管理者代表审核、最高管理者批准，决定2016年5月30日前对C/1版体系文件进行版次修改，请各受控部门按本工作安排的要求做好相关工作。

一．修改任务

1．依据2015年12月学校机构和岗位调整实际，对质量体系机构和岗位设置、名称、职能、职责等描述进行修改。

2．依据新的机构和岗位设置、职能、职责范围以及现行工作规范或流程对控制程序、作业指导书进行修改。

3．对质量记录表单依据现行工作规范或流程的实际状况进行增删、优化。

4．对新增、修订、废止的与体系质量活动密切相关的外来文件、校内规章制度进行更新。

5．对C/2版体系文件进行初始化修改，包括：去除修改标识，修改代码及受控编号，修改受控文件清单、质量记录清单。

6．对文件版面进行优化。

二．各部门修改工作的职责

1．质量管理办公室：

（1）负责本次修改的组织工作。

（2）负责与主管机构的联络、沟通、报备。

（3）负责受控部门间的协调，修改工作的指导及人员培训。

（4）负责修改文件的汇集、整理、报批。

（5）负责体系文件的初始化修改。

（6）负责C/2版文件版面优化，文件的印制及发放。

2．各受控部门：

（1）依据本部门职能、受控岗位职责及本次修改任务，按《文件控制程序》（WTCC/B/1101）要求，对部门工作所涉及的文件进行收集、整理、修改、会签、审定，提交《质量体系文件修改申请单》（WTCC/C4/1101-7）及修改文件电子文档。

（2）负责对部门《受控文件清单》、《质量记录清单》进行更新。

（3）负责修改后体系文件的宣贯、培训。

3．最高管理者、管理者代表依照《文件控制程序》（WTCC/B/1101）要求，负责修改文件的审核、审定、批准签发。

三．修改工作要求

1．各受控部门行政负责人为工作第一责任人，应高度重视，认真组织熟悉本部门职能及运行的人员开展工作。

2．各受控部门应组织召开受控岗位人员参加的体系文件修改专题会议，学习、研讨与本部门职能、工作相关的体系文件，广泛征集修改建议。

3．各受控部门应严格依照部门职能、岗位职责、权限范围、实际工作程序等进行文件修改及质量记录表单优化，杜绝体系文件与实际不相符的情况发生。

4．各受控部门应对支持文件（规章制度、外来文件）的适用性进行审核，防止引用失当。

5．相关受控部门应对现行使用的教务管理系统、OA管理系统等管理系统的管理过程、职责、权限、记录表单等进行认真分析，使其正确纳入质量管理体系。

6．各受控部门应确保在规定期限内完成相关工作；修改工作开展期间的会议记录及任务分解、培训记录等应有原件保存备查。

四．修改工作时间要求：

 

时间期限 （2016年3-5月）	修改工作内容	责任部门
3月1日-11日	向主管机构就体系修改工作中的重要问题进行汇报、请示，拟定、报批修改工作计划。	质管办
3月14日-18日	召开修改工作专题会议，对修改工作进行安排；对相关人员就修改内容及注意事项进行专项培训。	质管办
3月21日-4月1日	各受控部门按要求初步完成文件修改，提交相关文件；质管办进行指导、协调。	各受控部门 质管办
4月4日-15日	质管办、管理者代表对修改内容进行审核。	质管办 管理者代表
4月18日-29日	修改内容会签、报批。	质管办 各受控部门
5月2日-27日	文件初始化修改，编校、付印成册。	质管办
5月30日	C/2版体系文件发布、施行。	质管办 最高管理者

 

质量管理办公室联系人：陈璐、李阳，地点：图书馆803，电话：88756221,邮箱：。

 

                               质量管理办公室 

                              二〇一六年三月一日